2. Gestión y estudio previo a la audiencia preparatoria

    Indice

Para la oportuna y efectiva realización de la audiencia preparatoria en familia, se requiere de un trabajo del tribunal, en su conjunto, desde el inicio del procedimiento, y previo a la realización de la audiencia, trabajo que involucra a sus diversas unidades. Así, desde el ingreso de la causa, el tribunal debe adoptar las decisiones conducentes a prever todo lo necesario para el desarrollo de esta, ordenando con la primera resolución lo necesario para la debida notificación y comparecencia de todos los requeridos, se debe gestionar la agenda adecuada y los medios materiales necesarios para la mejor celebración de la audiencia.

Considerando la sobrecarga que presentan los tribunales de familia del país, el factor tiempo y juez o jueza constituyen un recurso escaso, y por lo mismo es importante destacar acciones útiles que permiten dar mayor eficiencia a éstos, acciones que han diseñado algunas administraciones y comités de jueces y otras que provienen de las normas de litigación que establece la ley 19.968 y que su correcta aplicación permitiría una mayor eficacia de los procedimientos. Una visión macro con decisiones y medidas sobre el grupo de causas, permite un mejor manejo de las agendas permitiendo un mayor número de audiencias efectivamente realizadas en los tiempos adecuados para ello.

En este sentido hemos distinguido buenas prácticas jurisdiccionales y administrativas:

2.1 Buenas prácticas administrativas

2.1.1 Gestión de agenda de los tribunales

El manejo de la agenda del tribunal es determinante, por lo que es recomendable disponer de una unidad de agendamiento, o funcionarios encargados especialmente de esto, quienes deberán mantener una coordinación constante con sala, administración, y comité de jueces, no solo para agendar una determinada fecha para la celebración de la audiencia, sino que para asignar la mejor fecha, horario y tiempos adecuados. Para esto deben considerarse diversas variables relevantes, como complejidad de la causa, materias debatidas, el tiempo que se requiere efectivamente para la realización de la audiencia, la carga de trabajo del tribunal, dotación de jueces y juezas, consejeros y consejeras técnicas, domicilio de las partes, horarios de transporte (jurisdicciones con territorios rurales, insulares) etcétera.

En esto, resulta útil que los jueces y juezas del tribunal establezcan, en conjunto con su administración, parámetros generales y claros para el agendamiento de las audiencias, considerando tiempos diferenciados según materias, complejidad, si se requerirá o no escuchar a niños, niñas o adolescentes, requisitos mínimos de las citaciones, nombramiento de curadores para que se prevea desde la primera resolución el cumplimiento de los mismos.

Por ejemplo, en el tribunal de letras de Calbuco y el tribunal de familia de Osorno, manejan agendas diferenciadas considerando el traslado de sus usuarios (transporte rural); plan de trabajo de tribunal de familia de Osorno, en que se establecen las materias en que siempre se debe citar a niños, niñas y adolescentes a entrevistas reservadas[1]En el tribunal de familia Osorno, las materias en las que siempre se cita al niño, niña o adolescente son las siguientes: relación directa y regular, cuidado personal, susceptibilidad de … Continue reading y se otorga mayor número de bloques, según cantidad de acciones intentadas en la causa.

Por otra parte, el tercer juzgado de familia de Santiago agenda todas las audiencias en tres bloques, de 45 minutos, sin diferenciar por tipo de causa, materias, o requerimientos especiales, lo que permite mayores tiempos para la realización completa de la agenda, o la pérdida de bloques de audiencia cuando juicios agendados en varias horas no se realizan por ausencia de las partes, acuerdos, entre otras razones. Esta medida se complementa con la reserva de bloques o jornadas donde el juez o la jueza puede, excepcionalmente, continuar con audiencias radicadas y que no pueden terminarse en los 45 minutos originalmente asignados.

Ejemplo del sistema de agendamiento del tercer juzgado de familia de Santiago.

Hoy estamos agendando de la siguiente manera.

Generalmente son 6 audiencias por sala 4 preparatorias y 2 Juicios.

También podemos ocupar los bloques de juicios, cuando son preparatorias complejas 10:00 y 12:30

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Acuerdo de comité de jueces del tercer juzgado de familia de Santiago.

Hay tribunales, como el tribunal de familia de Vallenar, que al momento de agendar considera la disponibilidad de intervinientes, número de curadores ad litem, abogados de la Corporación de Asistencia Judicial, y establecen salas donde concentran las audiencias de estos intervinientes, a fin de evitar el tope de las mismas, y con ello, entorpecer el desarrollo de la agenda.

Como ejemplo, a continuación, la distribución de agenda agrupando intervinientes del tribunal de familia de Vallenar:

Las medidas adoptadas por estos tribunales tienen por objeto dar una respuesta efectiva y oportuna al conjunto de causas, permitiendo un manejo macro de la carga. Es recomendable una evaluación permanente por parte de la administración, a fin de determinar su eficacia, levantar nudos críticos y proponer mejoras que permitan efectivizar el recurso tiempo, escaso en los tribunales con competencia en familia.

2.1.2 Revisión de la agenda del tribunal

Considerando las cargas de trabajo de los tribunales con competencia en familia, es relevante la revisión y preparación de las agendas, velando porque cada causa cumpla con todas las condiciones necesarias para la realización de la misma. Destaca en este punto prácticas diseñadas por algunos tribunales en que se coordina una revisión entre la unidad de agenda, encargados de sala y juez o jueza asignado a la agenda del día, elaborando una minuta semanal que permite a cada participante de la o las audiencias conocer aspectos principales de la causa; velar por el cumplimiento de los requisitos legales necesarios, como forma de notificación, resultados de las notificaciones, términos de emplazamiento, citación de curadores; determinar la necesidad de adoptar medidas especiales por participación de personas con discapacidad o en especial situación de vulnerabilidad, como traducción en línea, entre otros aspectos.

Se recomienda elaborar, por el encargado de sala, una planilla que incluya los elementos principales de la revisión y un resumen de los antecedentes discutidos en la causa, que permita al juez o jueza determinar la complejidad de la misma, evaluar antecedentes para proponer bases de conciliación, incluso trabajar en posibles convenciones probatorias, lo que permite acotar los tiempos durante el desarrollo mismo de la audiencia.

2.1.3 Incorporar antecedentes al sistema

En la etapa final de revisión de esta Guía fue publicada en el Diario Oficial la Ley 21.675 que “estatuye medidas para prevenir sancionar y erradicar la violencia contra la mujer en razón de su género”, la que modifica otros cuerpos legales, entre ellos la Ley 21.675, incorporando entre otras normas el artículo 11 bis, que establece consideraciones especiales al momento de conocer causas en tribunales de familia, todas las materias, pero especialmente en cuidado personal, relación directa y regular y patria potestad, debiendo los tribunales adoptar medidas administrativas que entregues al juez o la jueza los elementos necesarios para cumplir estas obligaciones, por ejemplo agregar extractos de filiación y antecedentes, certificados de causas tanto en familia como en el ámbito penal, y/o incorporar en estas planillas propuestas de revisión de agenda los datos necesarios.

2.1.4 Coordinaciones interinstitucionales

Otra práctica que permite mejorar la eficacia de la agendas de los tribunales, esto es, que las audiencias agendadas se lleven a cabo íntegra y oportunamente, cumpliendo con los requisitos que garanticen el debido proceso, la bilateralidad de la audiencia, y que se asegure el derecho de niños y niñas a ser oídos en procedimientos judiciales donde sus derechos e intereses puedan verse comprometidos, es una coordinación periódica de los tribunales con las entidades como Corporación de Asistencia Judicial (CAJ), organismos de curadurías ad litem (Programa Mi Abogado, la Niñez se Defiende, universidades), estableciendo equipos destinados a ello. Esta práctica la realiza el tercer juzgado de familia de Santiago, que cuenta con una jueza encargada de coordinar con las curadurías ad litem, asegurando que en todas las causas en que se requiere su presencia, puedan aceptar el nombramiento y concurrir oportunamente a las audiencias, generando vías de comunicación, y protocolos de actuación que liberen de burocracia las gestiones y organizando agendas que optimicen su concurrencia a audiencias.

2.1.5 Minutas

La mayoría de los jueces y juezas entrevistados para la elaboración de esta Guía, expresaron que contar con minutas probatorias antes de la audiencia preparatoria, facilita el desarrollo de la misma, permitiendo mayor fluidez al momento del ofrecimiento de la prueba, asegura una preparación de la oferta probatoria por las partes, permite al juez o jueza revisar la admisibilidad de la misma, preparando la audiencia y facilita la transcripción de las resoluciones que citan a juicio.

En este punto destaca la práctica desarrollada por el cuarto juzgado de familia de Santiago, que ha creado un correo electrónico especial para la remisión de las minutas, así quedan a disposición del tribunal sin que sea accesible a las contrapartes hasta la audiencia. Los tribunales que no cuentan con este correo reciben la mayoría de las minutas encriptadas, lo que impide su uso previo.

El tribunal de familia de Rancagua requiere, en la primera resolución que cita a audiencia, la entrega de las minutas en la audiencia, lo que incentiva el uso de las mismas. Así, el proveído de las demandas de este tribunal es el siguiente:

“Para efectos del ofrecimiento de prueba y de expedición de la audiencia, se solicita a los abogados (o las partes) traer a la audiencia programada la minuta de prueba que se pretende ofrecer, en pendrive, en formato Word compatible y editable.”

La existencia y disponibilidad de minutas para el juez o la jueza y las partes, no puede ser una razón para omitir la etapa de oferta y discusión de admisibilidad y exclusión de prueba durante la audiencia preparatoria, ya que estas prácticas afectan el debido proceso, la bilateralidad de las partes y, en definitiva, limitan la eficacia de la audiencia, omitiendo la judicatura su rol de filtro.

En caso de recibirse minutas, se sugiere utilizarlas como un insumo a la elaboración de esquema o resumen propuesto para el estudio, el cual se puede esbozar de manera previa a la audiencia y luego completar en la audiencia misma, sistematizando así la información.

Si por diversas razones no se utilizarán las minutas, el esquema propuesto en esta Guía, puede ser elaborado con los antecedentes del caso y la información que emane en la audiencia. Lo importante es poder contar con un esquema que permita comprender el caso de manera abreviada; esto facilitará, entre otras cosas, la identificación de convenciones probatorias.

2.1.6 Preferencia o radicación de audiencias hasta su completa realización

Durante las entrevistas y el proceso de validación de la presente Guía con jueces y juezas, se discutió sobre la práctica de algunos tribunales, en que por acta de comité de jueces y juezas se establece que, iniciada una audiencia preparatoria, ratificadas la o las demandas, las contestaciones, y por cualquier razón se suspende (falta de tiempo, plazo para discutir una posible conciliación), la continuidad de la audiencia se agenda con el o la magistrada que la inició, quien deberá asumir la audiencia, salvo licencia médica o vacaciones que se lo impida, de manera de dar continuidad al debate y evitar su reiteración (radicación preferente). En efecto, al conocer los antecedentes con su intervención en la primera audiencia, se encuentra en óptimas condiciones para establecer de mejor manera las bases de conciliación, los hechos a probar, proponer bases de convenciones probatorias, asegurando los fines de la audiencia anteriormente referidos. Ejemplo de estas prácticas son del tercer juzgado de familia de Santiago y el tribunal de familia de Osorno.

De no existir preferencia, en la asignación de la audiencia de continuación, se recomienda que se realicen todas las gestiones necesarias para resolver las incidencias planteadas durante la misma, evitando que en la nueva audiencia se deba reiniciar el debate, escuchar las posturas de las partes, lo que tomará tiempo, afectando la agenda del tribunal.

2.2 Buenas prácticas jurisdiccionales

2.2.1 Adoptar y decretar medidas necesarias para la realización oportuna y concentrada de la audiencia

Relacionado con lo anterior y con el objeto de tomar decisiones que permitan la gestión del conjunto de casos sometidos al conocimiento del tribunal, es recomendable que los comités ampliados de jueces y juezas, puedan adoptar acuerdos que establezcan estándares mínimos para el desarrollo de las audiencias, los que deben ser comunicados, y coordinados con la administración del tribunal. Entendemos por estándares mínimos aquellos elementos, requisitos sin los cuales no podría realizarse la audiencia, de manera que a la fecha de su celebración se cuente con todo lo necesario para su desarrollo. La homologación de estos estándares permite un mejor manejo de los tiempos, evitando soluciones contradictorias, en el sentido que el juez o jueza que resuelve la admisibilidad tenga un criterio distinto a aquel que tomará la audiencia, y por ende no ordenará lo que la otra u otro requiere para su oportuna realización.

El establecimiento de estándares, levantamiento y análisis de nudos críticos permite tomar decisiones que efectivicen de mejor manera el recurso juez o jueza, y tiempo de los tribunales. En este aspecto se recoge las acciones desarrolladas por el tercer tribunal de familia de Santiago, que por acuerdo del comité de jueces y juezas se establece un procedimiento para que jueces y juezas, funcionarios, funcionarias y consejos técnicos, levanten nudos críticos, problemas en la gestión de causas y audiencias, a través del juez o jueza Presidenta semanalmente, para que se informe a la administración para su análisis y toma de medidas necesarias respecto del universo de causas, evitando soluciones individuales que sólo perpetúan problemas afectando la gestión. Asimismo, el mencionado tribunal dispuso la elaboración de un informe mensual con indicadores de gestión específicos, relativos a suspensión de audiencias, tiempos de cada una por juez o jueza, lo que la administración entrega periódicamente al comité de jueces y juezas para retroalimentar sobre la eficacia o no de las medidas adoptadas, lo que permite socializar las medidas y sus resultados instando a su utilización.

En esta misma línea, es recomendable que en la primera resolución con la cual se inicia el procedimiento, se cite a la audiencia preparatoria, se adopten y decreten todas las medidas necesarias para su realización oportuna y concentrada de la misma. Se recomienda que estas medidas sean discutidas y adoptadas por el comité de jueces y juezas, homologando los requisitos que se exigen para la realización de la audiencia, esto es, determinar la o las materias que por su naturaleza y derechos involucrados, se considera necesario la comparecencia de niños, niñas y adolescentes, el nombramiento y comparecencia de sus curadores ad litem o abogados y abogadas de niños, niñas y adolescentes , defensor público u otro interviniente imprescindible, así la administración y la unidad de causa contará con los insumos necesarios para la preparación de las correspondientes resoluciones y la revisión de las causas con audiencias agendadas.

2.2.2 Gestión de notificaciones

Determinadas las materias, los y las intervinientes y demás elementos imprescindibles para su realización, deberá incluirse en la primera resolución, de manera de gestionar desde el inicio las notificaciones necesarias. Ejemplo de ello, son las siguientes:

  1. Determinar la o las materias que puedan verse afectados directamente derechos de niños, niñas y adolescentes: cuidado personal, relación directa y regular, impugnación de filiación, autorización de salida del país. Luego determinar si el juez o jueza requerirá la presencia del niño, niña o adolescente y/o su curador ad litem o abogado o abogada, en cuyo caso, para prevenir el reagendamiento de la audiencia preparatoria por no haberse citado o nombrado, deberá incluirse esta citación en el proveído de la demanda.
    Por ejemplo:
    • “Considerando que la acción intentada afecta derechos de XXX, y velando por su derecho a ser oído y debidamente representado en este proceso se cita a XXX a través de su representante legal a la audiencia preparatoria”.
    • “Con el objeto que los derechos del niño, niña o adolescente estén debidamente representados, se designa como curador ad litem / abogado del niño, niña o adolescente a abogada o abogado del Programa XXX, institución que deberá designar a quien asuma la representación, debiendo proceder a juramentar su cargo ante este tribunal, entrevistar al niño, niña o adolescente y concurrir a la audiencia antes indicada”.
  2. En materia de adopción disponer en los casos que corresponda y en la forma legal la notificación y citación de los parientes de acuerdo al artículo 14 de la ley 19.620.[2]Artículo 14 Ley 19.620 “Recibida la solicitud precedente, el juez, a la brevedad posible, citará a los ascendientes y a los otros consanguíneos del menor, hasta el tercer grado en la línea … Continue reading

2.2.3 Decretar diligencias destinadas a determinar la capacidad económica del alimentante

En materia de alimentos, y con el objeto de recabar antecedentes necesarios para el buen y efectivo desarrollo de la audiencia preparatoria, en especial para la construcción de bases de conciliación, se considera buena práctica el decretar, en la primera resolución, las diligencias destinadas a determinar la capacidad económica del alimentante de acuerdo a lo dispone el inciso segundo del artículo 5 de la ley 14.908, gestionado incorporar a la causa todos los antecedentes que se disponen vía interconexión con entidades relacionadas como el Servicio de Impuestos Internos (SII), Previred, Comisión para el Mercado Financiero (CMF), y oficiando a otras entidades que sean de relevancia[3]Artículo 5 inciso 2 Ley 14.908 “Con la sola resolución que provea la demanda, el tribunal, de oficio o a solicitud del demandante, podrá ordenar dentro de quinto día, al Servicio de Impuestos … Continue reading.

2.2.4 Estudio de la causa

Con objeto de efectivizar el tiempo otorgado para la realización de la audiencia y cumplir de mejor manera los diversos roles que corresponden al juez o la jueza durante la audiencia preparatoria (facilitador de acuerdos, garante y de filtro), es preciso dedicar un tiempo al estudio previo de la causa, y revisión de antecedentes incorporados.

Este estudio debe enfocarse en dos aspectos formales y de fondo:

A. En cuanto a los aspectos formales:

Debe permitir detectar aquellos aspectos que requerirán alguna gestión previa al inicio de la audiencia, que no han sido detectados por funcionarios encargados de la revisión, asegurando la bilateralidad de la audiencia, los emplazamientos, evitando así suspensiones de las audiencias por falta o incumplimiento de elementos o formalidades necesarias para su realización, pero también para adoptar medidas para asegurar un trato adecuado a las y los intervinientes, como por ejemplo:

  1. Determinar si hay niños, niñas o adolescentes que puedan ver comprometidos sus intereses y derechos en la causa, que tengan derechos contrapuestos con sus representantes legales, y nombrarles abogado o abogada artículo 50 de la ley 21.430.
  2. Revisar si interviene alguna persona con discapacidad, para disponer las medidas de acogimiento, facilitadores, traducción de señas o los ajustes razonables de acuerdo al protocolo de acceso a la justicia de personas con discapacidad[4]El protocolo lo puede encontrar en en el siguiente documento: Protocolo de acceso a la Justicia de Personas con Dicapacidad.
  3. Si concurren migrantes es necesario asegurar su debida representación, determinar la necesidad de traducción simultánea y gestionar, entre otras medidas a adoptar.
  4. Intervención de niño, niña o adolescente en transición, se deberán adoptar las medidas necesarias para su individualización y trato.
B. En cuanto a los aspectos de fondo:

Se recomienda analizar los antecedentes, demanda, contestación, minutas, que permitan al juzgador preparar las diferentes etapas de la audiencia. Este estudio debe enfocarse en los escritos principales de demanda, contestación, demanda reconvencional, y otros elementos que puedan haber sido agregados al proceso, como oficios, certificados de Previred, de manera de contar con la información necesaria para proponer bases de conciliación, convenciones probatorias, determinar los hechos a probar de una manera específica, todo lo cual permite desarrollar la audiencia, cumpliendo las distintas etapas de una manera más ágil, optimizando los tiempos asignados. El conocimiento de los antecedentes otorga mejores herramientas para la conducción de la audiencia, otorgando a las partes la confianza que se conocen sus requerimientos, que las bases de conciliación propuestas han sido analizadas y establecidas teniendo en cuenta las distintas presentaciones.

Como guía para el estudio de la causa proponemos la siguiente tabla, la cual puede ser utilizada en el estudio previo o durante el desarrollo de la audiencia, según sea el caso, de manera de focalizar la atención en los elementos principales que faciliten adoptar medidas que garanticen derechos, facilitar la proposición de bases de conciliación, de convenciones probatorias y depurar el debate.

Esquema o resumen para el estudio de la causa en la audiencia preparatoria
1. Levantamiento y resumen de hechos relevantes.

2. Identificar las pretensiones jurídicas y peticiones concretas.

3. Revisar si hay o no niños, niñas y adolescentes involucrados, es decir, determinar si la decisión que se adopte los afecta total o parcialmente:

› Revisar cuántos niños, de qué edades, tienen o presenta algún tipo de desventaja (situación de discapacidad, situación de movilidad u otros).

› Verificar la necesidad de nombrar un abogado o abogada del niño.

› Verificar si el niño(s) o niña(s) poseen alguna desventaja que implique protección reforzada, es decir, medidas afirmativas que permitan el ejercicio de sus derechos (traductor, lenguaje de señas, facilitador intercultural, etc.).

La Ley de Garantía establece, en el artículo 7, los elementos o circunstancias a tener en cuenta para la determinación del interés superior, a saber:

a) Los derechos actuales o futuros del niño, niña o adolescente que deban ser respetados, promovidos o protegidos por la decisión de la autoridad.

b) La opinión que el niño, niña o adolescente exprese, cuando ello sea posible, conforme a su edad, grado de desarrollo, madurez y/o su estado afectivo si no pudiere o no quisiere manifestarla.

c) La opinión de los padres y/o madres, representantes legales o de quien lo tuviere legalmente a su cuidado, salvo que sea improcedente.

d) El bienestar físico, mental, espiritual, moral, cultural y social del niño, niña o adolescente.

e) La identidad del niño, niña o adolescente y las necesidades que de ella se derivan, sean estas físicas, emocionales, sociales, culturales o de origen étnico.

f) La autonomía del niño, niña o adolescente y su grado de desarrollo.

g) Cualquier situación de especial desventaja en la que se encuentre el niño, niña o adolescente que haga necesaria una protección reforzada para el goce y ejercicio efectivos de sus derechos.

h) La necesidad de estabilidad de las soluciones que se adopten para promover la efectiva integración y desarrollo del niño, niña o adolescente considerando su entorno de vida.

i) Otras circunstancias que resulten pertinentes en el caso concreto que se conoce, tales como los efectos probables que la decisión pueda causar en su desarrollo futuro.

Es preciso identificar cuál(es) de estos elementos son “pertinentes” en el caso concreto para así considerarlos desde el inicio del procedimiento, pudiendo levantar la información necesaria.
En el anexo 1, puede revisar un cuadro con resumen de la Guía de Evaluación y Determinación del Interés Superior del Niño.

Para mayor información, se recomienda revisar la Guía de Evaluación y Determinación del Interés Superior del Niño en el siguiente enlace:
Link https://www.unicef.org

4. Identificar si alguna o ambas partes poseen alguna necesidad o desventaja, como situación de discapacidad, o idioma, es decir, que no hable o comprenda el idioma español y por tanto se requiera
traductor o bien tenga algún tipo de discapacidad que se deba considerar en audiencia (por ejemplo, persona sordomuda).

5. Existencia de excepciones a resolver.

6. Hechos a probar.

7. Identificación de posibles convenciones probatorias.

8. Identificación del cumplimiento de reglas generales:

• Acumulación necesaria.

• Comparecencia en juicio.

• Representación de niños, niñas y adolescentes (vinculándose al punto 3 de este esquema).

• Potestad cautelar, entre otras.

Recomendamos el siguiente esquema para tomar nota de la información del caso:

A continuación, encontrará un cuadro resumen que le permite tomar nota de la información relevante:


References

References
1 En el tribunal de familia Osorno, las materias en las que siempre se cita al niño, niña o adolescente son las siguientes: relación directa y regular, cuidado personal, susceptibilidad de adopción, autorización salida del país, cambio de sexo registral..
2 Artículo 14 Ley 19.620 “Recibida la solicitud precedente, el juez, a la brevedad posible, citará a los ascendientes y a los otros consanguíneos del menor, hasta el tercer grado en la línea colateral, siempre que la filiación estuviere determinada…”
3 Artículo 5 inciso 2 Ley 14.908 “Con la sola resolución que provea la demanda, el tribunal, de oficio o a solicitud del demandante, podrá ordenar dentro de quinto día, al Servicio de Impuestos Internos, a PREVIRED, a las entidades bancarias, al Conservador de Bienes Raíces, a la Tesorería General de la República, a la Superintendencia de Pensiones, a la Comisión para el Mercado Financiero, a las instituciones de salud previsional, a las administradoras de fondos de pensiones y a cualquier otro organismo público o privado que aporten antecedentes útiles que permitan determinar los ingresos y la capacidad económica del demandado.”
4 El protocolo lo puede encontrar en en el siguiente documento: Protocolo de acceso a la Justicia de Personas con Dicapacidad

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